Zapytanie ofertowe prowadzone w trybie zasady konkurencyjności

pn.: Dostawa sprzętu TIK z oprogramowaniem w ramach projektu pn. „WYSPA – wyjątkowa Szkoła Podstawowa Nr 1 im. Księżnej Anny z Sapiehów Jabłonowskiej w Siemiatyczach” nr WND-RPPD.03.01.02-20-0088/15

Miasto Siemiatycze/Szkoła Podstawowa Nr 1 im. Księżnej Anny z Sapiehów Jabłonowskiej w Siemiatyczach ogłasza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu pn.: „WYSPA – wyjątkowa Szkoła Podstawowa nr 1 im. Księżnej Anny z Sapiehów Jabłonowskiej w Siemiatyczach”,

nr projektu WND-RPPD.03.01.02-20-0088/15,

współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020.

Oś Priorytetowa III: KOMPETENCJE I KWALIFIKACJE.

Działanie 3.1 Kształcenie i edukacja.

Poddziałanie: 3.1.2 wzmocnienie atrakcyjności i podniesienie jakości oferty edukacyjnej w zakresie  kształcenia ogólnego, ukierunkowanej na rozwój kompetencji kluczowych

Zapytanie to nie jest prowadzone w trybie Ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz., 2164 z późn. zm.). Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza 30 000 €.

Zamawiający:

Miasto Siemiatycze

1. Pałacowa 2 17-300 Siemiatycze

NIP: 544 00 03 838

REGON: 050026911

Realizator projektu:

Szkoła Podstawowa Nr 1 im. Księżnej Anny z Sapiehów Jabłonowskiej w Siemiatyczach

1. Ogrodowa 2

17-300 Siemiatycze

e-mail: projekt.siemiatycze@gmail.com

Osoba do kontaktu: Agata Cieślik

 

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z „Zasadą konkurencyjności” poprzez:

Ø  Umieszczenie zapytania ofertowego na stronie www (internetowej) Zamawiającego http://bip.um.siemiatycze.wrotapodlasia.pl/ oraz realizatora projektu http://bip.sp1.um.siemiatycze.wrotapodlasia.pl/

Ø  Umieszczenie zapytania ofertowego na stronie www (internetowej) www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl;

Ø  Zebranie i ocena ofert;

Ø  Wybór Wykonawcy;

Ø  Sporządzenie protokołu;

Ø  Poinformowanie Wykonawców o wynikach zapytania poprzez zamieszczenie tej informacji na stronie internetowej Zamawiającego, realizatora projektu oraz na stronie www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl

 

1. Przedmiot zamówienia

1. Kod CPV:

30213100-6 komputery przenośne

32322200-6 urządzenia multimedialne

48000000-8 pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

48760000-3 pakiety oprogramowania do ochrony antywirusowej

30200000-1 urządzenia komputerowe

30230000-0 sprzęt związany z komputerami

 

1. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie:

komputer przenośny – 52 szt.,

tablica interaktywna – 1szt.,

oprogramowanie biurowe i antywirusowe – 52 szt.,

mobilna szafa na 26 laptopów – 2 szt.

w ramach projektu pn.: „WYSPA – wyjątkowa Szkoła Podstawowa Nr 1 im. Księżnej Anny z Sapiehów Jabłonowskiej w Siemiatyczach”, zgodnych z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 5 do zapytania. (uzupełniony przez wykonawcę załącznik nr 5 stanowi część oferty)

 

Sprzęt stanowiący przedmiot zamówienia  musi być fabrycznie nowy, należytej jakości, sprawny, wolny od wad fizycznych i prawnych oraz roszczeń osób trzecich, nie używany, nie powystawowy.

 

Dostawa wraz z wniesieniem do siedziby Realizatora projektu na koszt Wykonawcy.

Wykonawca wraz z dostawą dostarczy gwarancje jakości na przedmiot umowy.

 

1. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1.1 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek ich posiadania.

Zamawiający nie stawia w zakresie tego warunku szczególnych wymagań.

Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie złożonego oświadczenia wg załącznika nr 3 do zapytania

1.2 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Zamawiający nie stawia w zakresie tego warunku szczególnych wymagań.

Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie złożonego oświadczenia wg załącznika nr 3 do zapytania

1.3 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i wykwalifikowanym personelem zdolnym do wykonania zamówienia.

Zamawiający nie stawia w zakresie tego warunku szczególnych wymagań.

Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie złożonego oświadczenia wg załącznika nr 3 do zapytania

1.4 złożą kompletną ofertę wraz z wymaganymi oświadczeniami.

1.5 nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się w szczególności:

- uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

- posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych;

- pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

- pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie złożonego oświadczenia wg  załącznika nr 2 do zapytania

2. Ocena spełnienia w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
3. W przypadku braku złożenia przez Oferenta któregokolwiek oświadczeń, Zamawiający wezwie Oferenta w formie pisemnej do przedłożenia brakującego lub prawidłowo sporządzonego dokumentu lub oświadczenia (informacji) wyznaczając mu w tym celu stosowny termin. W razie nieprzedłożenia brakującego lub prawidłowo sporządzonego dokumentu lub oświadczenia w wyznaczonym terminie, Zamawiający może wykluczyć Oferenta z udziału w postępowaniu. Ofertę wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści ogłoszenia o postępowaniu oraz niniejszego Zapytania ofertowego w szczególności zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia lub terminu składania ofert. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym fakcie zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Oferentom. W przypadku gdy zmiana może mieć wpływ na treść oferty Zamawiający przedłuży termin składania ofert.

 

III.   Kryteria oceny ofert, informacja o wagach oraz opis sposobu przyznawania punktacji w poszczególnym kryterium

1. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w  kryteriach:

1)             „Cena” – C

2)             „Termin dostawy” – T

1. Powyższym kryteriom Zamawiający przypisał następujące znaczenie oraz sposób oceny:

1)      „Cena” –  waga 90% - liczba punktów 90

Punkty za cenę będą obliczane wg poniższego wzoru:

Cena najniższej oferty

C  =   ---------------------------------------------   x 90

                                                              Cena badanej oferty

 

2)            „czas dostawy” – waga 10% - liczba punktów 10

Termin dostawy będzie oceniany wg poniżej przedstawionej skali:

21. a) Wykonawca, który zaoferuje termin dostawy do 21.08.2017 r. – 5 pkt
22. b) Wykonawca, który zaoferuje termin dostawy do 16.08.2017 r. – 10 pkt

Maksymalnym terminem dostawy jest termin do 23.08.2017 r. W przypadku, gdy Wykonawca nie poda terminu dostawy w formularzu oferty, zostanie przyjęte, że termin dostawy będzie do 23.08.2017 r. i zostanie przyznane 0 punktów. Najkrótszym terminem dostawy przyjętym do oceny w ramach niniejszego kryterium jest termin do 16.08.2017 r.

Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy, który otrzyma największą ilość punktów po zsumowaniu punktacji poszczególnych kryteriów.

 

1. Razem liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

 

R = C + T

gdzie:

R – razem liczba punktów,

C – punkty uzyskane w kryterium „Cena”,

T – punkty uzyskane w kryterium „Termin dostawy”.

 

4. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która spełniła wymogi formalne i która uzyska najwyższą ilość punktów, w oparciu o ustalone wyżej kryteria (C+T).
6. W przypadku, gdy więcej niż jeden Wykonawca składający ofertę otrzyma taką samą najwyższą ilość punktów jako ofertę najkorzystniejszą, wybranie zostanie oferta z niższą ceną.
7. Zamawiający przewiduje możliwość negocjacji z Wykonawcą, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza – wyłącznie w zakresie ceny zamówienia, gdy cena przekroczy kwotę budżetową z tym zastrzeżeniem, że istnieje możliwość prowadzenia negocjacji w celu obniżenia ceny podanej przez Wykonawcę.

 

1. Miejsce, sposób i termin składania ofert
2. Oferty należy składać osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529 oraz z 2015 r. poz. 1830), na adres: ul. Ogrodowa 2, Sekretariat, 17-300 Siemiatycze, lub elektronicznie na adres e-mail: projekt.siemiatycze@gmail.com (w wypadku składania ofert w formie elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej, za równoważny z formą pisemną uważa się skan formularza ofertowego zawierającego niezbędne elementy oferty, opatrzonego własnoręcznym podpisem zgodnie z zasadami reprezentowania oferenta, wykonawca wybranej oferty jest zobowiązany dostarczyć  oryginał złożonej oferty).

1. Oferty należy składać do dnia 28 lipca  2017 r. do godziny 11.00
2. Otwarcie ofert nastąpi dnia 28 lipca 2017 r. w biurze projektu o 11.30
3. W przypadku złożenia oferty po terminie wskazanym powyżej, Zamawiający niezwłocznie zwróci Wykonawcy ofertę, która została złożona po terminie składania ofert.
4. Wymagany termin związania ofertą: 30 dni od upływu terminu składania ofert.

 

1. Termin realizacji umowy
2. Wymagany termin wykonania zamówienia – maksymalnie do 23.08.2017 r. – sprzęt w pełni przygotowany do użytkowania z zainstalowanym oprogramowaniem.
3. W przypadku nie zrealizowania zamówienia w określonym czasie Zamawiający ma prawo odstąpienia od zamówienia.
4. Dostawa do siedziby Realizatora projektu na koszt Wykonawcy.
5. Płatność za produkty nastąpi zgodnie z warunkami zapisanymi w umowie.

 

1. Istotne postanowienia umowy

Istotne postanowienia umowy stanowi załącznik nr 4 do zapytania

 

VII. Oferty częściowe i wariantowe

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

 

 

VIII.       Zamówienia uzupełniające i podwykonawcy

Uzupełniające - nie dotyczy

Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przez podwykonawców.

 

1. Miejsce dostawy zamówienia

Szkoła Podstawowa Nr 1

1. Ogrodowa 2

17-300 Siemiatycze

 

1. Sposób przygotowania oferty
2. Oferta musi zawierać „Formularz ofertowy”, zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – stanowiący załącznik nr 3 do zapytania, oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym - stanowiący załącznik nr 2 do zapytania oraz uzupełniony załącznik nr 5 do zapytania.
3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
4. Oferta musi zawierać pełną nazwę Wykonawcy, adres siedziby, dane kontaktowe (telefon, e-mail), NIP, REGON – w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą.
5. Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia „Formularza ofertowego” i określenia w nim cen na wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. Ceny oferty muszą być przedstawione w PLN jako ceny brutto (zawierać podatek), zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
6. Każdy z Wykonawców może złożyć jedną ofertę.
7. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyników postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
8. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym, który stanowi załącznik do niniejszego zapytania.

 

1. Warunki płatności

Termin płatności: 21 dni od daty doręczenia faktury.

XII.           Zmiany i wycofanie oferty

1. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert.
2. Wycofanie oferty przez Oferenta może nastąpić przed upływem terminu składania ofert. Po upływie terminu składania ofert do skutecznego wycofania oferty konieczna jest zgoda Zamawiającego.
3. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.

 

XIII.        Kryteria powodujące odrzucenie oferty

1. Zamawiający odrzuci ofertę w sytuacji gdy:
2. a) treść oferty nie odpowiada treści Zapytania ofertowego (przez treść oferty nie należy rozumieć dokumentów i oświadczeń dotyczących spełnienia warunków udziału w postępowaniu),
3. b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U.2003.153.1503 tj.),
4. c) została złożona przez Oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu,
5. d) oferent złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania.
6. Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku złożenia oferty wariantowej lub częściowej,
7. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu.

 

XIV.        Zawarcie umowy

1. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza.
2. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi pisemnie wszystkich Oferentów, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia oraz zamieści stosowną informację na stronie internetowej Zamawiającego oraz realizatora projektu.
3. Wybranemu Oferentowi Zamawiający wskaże miejsce oraz termin podpisania umowy.
4. W przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została wybrana, uchylał się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała kolejną najwyższą ocenę.

 

1. Zakończenie postępowania bez wyboru oferty
2. O zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru oferty Zamawiający zawiadamia wszystkich Oferentów biorących udział w postępowaniu oraz zamieszcza stosowną informację na stronie internetowej Zamawiającego oraz realizatora projektu.
3. W przypadku zakończenia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert Oferentom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.

 

XVI.        Opis zapisów dotyczących umowy

1. Zamawiający przewiduje zmiany zawartej umowy dotyczącej terminu realizacji zamówienia w przypadku zaistnienia jednej z następujących okoliczności:

1)      w razie konieczności podjęcia działań zmierzających do ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, zagrażającego życiu lub zdrowiu ludzi;

2)      działania siły wyższej;

3)      konieczności zmiany harmonogramu projektu.

2. Warunkiem wprowadzenia zmian zawartej umowy dotyczącej terminu realizacji jest sporządzenie podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę Protokołu konieczności określającego przyczyny zmiany terminu oraz potwierdzającego wystąpienie okoliczności wymienionych wyżej. Protokół konieczności będzie załącznikiem do aneksu zmieniającego niniejszą umowę.
3. Termin powiadomienia o konieczności wprowadzenia zmian w zawartej umowie nie może nastąpić później niż 3 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zmiany w umowie.
4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.

 

 

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 Oświadczenie dot. powiązań osobistych i kapitałowych

Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 4 Istotne postanowienia umowy

Załącznik nr 5 Opis przedmiotu zamówienia